Adesea, când oamenii își imaginează un audit juridic, își imaginează echipe de avocați în costume care mărșăluiesc în cutii cu documente, dar un audit legal nu este doar o inspecție. Cele mai bune audituri juridice sunt discrete, acestea nu interferează cu gestionarea zilnică a companiei ta.

Companiile din industriile puternic dezvoltate vor avea nevoie de audituri juridice care să aprofundeze mai mult decât industriile ușor reglementate. În același timp, o companie care a crescut rapid sau a fuzionat cu o altă companie va avea nevoie, de asemenea, de un audit juridic mai aprofundat. În plus, sfera unui audit legal va depinde și de mărimea și complexitatea companiei.

Audit juridic pentru companiile mici și mijlocii

Pentru companiile mici și mijlocii a căror structură și operațiuni de afaceri sunt simple, avocații noștri vor efectua o evaluare juridică detaliată a:

• Structura organizațională a companiei;
  
• Activele companiei;
  
• Politici privind resursele umane;
  
• Contracte: locațiune, vânzare-cumpărare, achiziții, etc;
  
• Acorduri de confidențialitate și neconcurență;
  
• Înregistrărilor mărcilor comerciale și a drepturilor de autor, precum și a acordurilor de licențiere;
• Operarea modificărilor în cadrul capitalului statutar, al numărului acționarilor, etc.;
• Analiza posibilităților de închirierile de bunuri și echipamente comerciale;
• Analiza litigiile actuale și anterioare;
• Respectarea reglementărilor specifice activității companiei;

Companii mari, cu un mecanism complex de gestiune

Pentru companiile mari și complexe, primul pas este determinarea domeniului sau domeniilor operațiunilor care trebuie auditate. În acest pas sunt identificate sfera și obiectivele auditului. Domeniul de aplicare al auditului se va baza pe industria companiei tale, pe problemele legale anterioare și pe perioada de timp de la ultimul audit juridic, dacă a fost efectuat.

După ce s-a convenit asupra obiectivelor și sferei auditului, avocatul responsabil al echipei melegal business va transmite un plan de audit pentru aprobare de către conducerea companiei tale. Planul de audit va oferi un cadru care te va ajută să știi la ce să te aștepți, cât și cristalizarea eforturilor echipei de audit. Doar în urma aprobării planului, echipa melegal business va accede la implementarea acestuia, interacționând cu departamentele și persoanele ce dețin cunoștințe specifice relevante sau au acces la documentele cheie.

După colectarea tuturor informațiilor solicitate, echipa de audit examinează întreg setul de documente și informații oferite, în baza cărora pregătește un raport al constatărilor sale.

Cel mai valoros activ în afaceri sunt informațiile. Cât știi mai multe despre compania ta, cu atât ești mai bine pregătit să te adaptezi la schimbările de pe piață pentru a valorifica rapid oportunitățile.

Dacă crezi că nu ai nevoie de un audit juridic, e ca și cum ai decide să zbori cu un avion fără să utilizezi un radar. Pierzi nu doar un important sistem de avertizare, dar și lași întreaga manevră de acțiune pentru clipa în care nu există loc de erori.

Despre o valoare suplimentară

Cu toate acestea, auditurile nu se referă doar la reducerea riscurilor. Auditurile juridice pot avea un impact pozitiv și asupra veniturilor companiei. Atunci când auditurile juridice se concentrează pe revizuirea contractelor, politicile de achiziții publice sau proprietatea intelectuală, nu este neobișnuit ca o echipă de audit să descopere potențiale fluxuri de venituri de care compania nu a fost conștientă.

De exemplu, este posibil ca compania ta să fi oferit un activ, care în realitate conține elemente ce pot fi protejate prin prisma proprietății intelectuală, ca pe o chestiune de rutină, în loc să o valorifice și să obțină avantaje economice suplimentare. Ori, există probabilitatea ca compania ta să fi ratat unele situații de încălcare a drepturilor de autor, a mărcilor comerciale sau a brevetelor, care sunt în mod clar îți pot genera venituri suplimentare.

Fiecare afacere este diferită, de aceea auditul juridic va îmbrăca forma în dependență de domeniul de activitate al companiei, cât și scopurile individuale țintite de către aceasta.

De exemplu, un audit al conformității contractelor de achiziții publice și un audit al resurselor umane se vor concentra puternic pe reducerea riscurilor. Un audit al unui litigiu se va concentra adesea pe asigurarea procedurilor de due diligence și pe dezvoltarea strategiei de caz pentru a se asigura că procesele juridice existente sunt cât mai eficiente posibil utilizate.

În funcție de dimensiunea și tipul companiei, îți recomandăm, să efectuezi auditul juridic periodic, astfel să verifici conformitatea politicilor concurențiale, securitatea și conformitatea protecției datelor cu caracter personal, ori securitatea raporturilor de muncă.

Companiile ce tind spre o dezvoltare continuă, ar trebui să aibă auditul juridic, în cel puțin un domeniu major al activității sale, la fiecare trei până la cinci ani. Cu toate acestea, dacă ați întâmpinat recent o problemă majoră care a generat un litigii, poate fi necesar un audit juridic pentru a vă asigura că nu există alte potențiale mine terestre ascunse în fișierele sau procesele companiei tale.

Un avocat poate oferi îndrumări și asistență pentru a atenua orice probleme constatată. Poți conta pe avocatul tău pentru a oferi sfaturi solide, precum și asistență. Prețul unui audit juridic este foarte mic în comparație ceea ce se poate descoperi și stabili ca urmare a rezultatelor auditului juridic.

Ca parte a auditului, echipa de audit va prezenta o listă de constatări și recomandări. Totuși, va rămâne la latitudinea administrației și a echipei de conducere a companiei, să decidă cum să trateze recomandările. Echipa melegal business poate fi chemată oricând pentru a monitoriza implementarea recomandărilor oferite prin auditul juridic.

NB: Conducerea companiei trebuie să planifice data următorului audit ca parte a fluxului de lucru post-audit. Acest lucru ajută la stabilirea unui model regulat de audit care ajută firma să se asigure că profită din plin de activele sale și face tot posibilul pentru a atenua riscurile.